Las reuniones son el mayor ladrón de tiempo de toda organización. Pero a la vez, son uno de lo principales motores de crecimiento. ¿Cómo se explica esta contradicción? En su ejecución: mal hechas destruyen y desgastan a los equipos. Pero bien hechas encienden el fuego en las personas.
Hace tres años, cuando éramos una empresa muy joven y desordenada, semanalmente hacíamos algo llamado Reunión de gestión, una soporífera junta de más de dos horas (a veces más de tres) cuyo objetivo era revisar las tareas de la semana. Esa tortura semanal se extendió por varios meses en los que solo tres o cuatro personas hablaban y las otras diez estaban ahí porque debían estar. ¡Y la seguíamos haciendo por pura inercia! Porque era lo que supuestamente debía hacerse y a nadie se le ocurrió cuestionar si valía la pena seguir con eso o no. Por suerte, alguien en nuestro equipo se quejó de que no podía terminar sus tareas por asistir a esa reunión. Eso envalentonó a un segundo que también se quejó y la reacción en cadena nos demostró que esa reunión era una estupidez.
Mucho ha llovido desde entonces a ahora. Como directivos hemos aprendido a dirigir y a gestionar hasta conseguir un orden interno en la empresa. Por eso en 2021 aplicamos la semana de 4 días y medio y en 2022 aplicaremos la semana de 4 días (S4D) gracias a la eficiencia en la gestión que conseguimos metiendo la pata muchas veces y leyendo muchísimo (como si la empresa dependiera de ello, porque literal, dependía de ello).
Y para conseguir la soñada semana de 4 días el principal requisito es eliminar el desperdicio de tiempo, y, ya sabes, el principal desperdicio son las reuniones ineficientes. Piénsalo: si eliminas las reuniones innecesarias de tu trabajo seguro que también pueden alcanzar la S4D (no es un sueño reservado para unos pocos). Así que en este artículo quiero contarte como conseguimos reuniones eficientes en EDteam que nos llevaron a la semana de 4 días.
1. ¿De verdad necesitan una reunión?
Las reuniones obligan a todas las personas involucradas a dejar lo que están haciendo. Y más vale que tengas una buena razón para sacarlos de sus labores, porque no importa si eres el CEO y todos te hace caso, ya que un gran poder conlleva una gran responsabilidad y convocar reuniones sin más daña a la empresa.
Puesto que una reunión es síncrona lo primero que debes preguntarte es: ¿podemos atender este caso de forma asíncrona? ¿A través de un email o un mensaje en Slack, Teams o Asana? Si la respuesta es sí, no convoques a la reunión, deja un mensaje escrito y que los demás comenten cuando tengan tiempo. En EDteam lo hacemos a través de los mensajes de Asana.
2. Invita solo a quienes corresponda
EDteam es una empresa remota, así que las reuniones son por videoconferencia y es sumamente molesto tener a personas con la cámara y el micrófono apagado que no dicen ni hola ni adiós. Si invitas a alguien a la reunión es porque tiene algo que aportar al tema que se va a discutir. Si no no lo invites, deja que siga con su trabajo.
3. Prepara una agenda de la reunión
Las reuniones improvisadas son la forma más común de perder el tiempo: solo se tiene una idea vaga de lo que se va a hablar y eso da pie a salirse del tema y terminar hablando de lo que sea. Son famosas las reuniones de Jeff Bezzos en las que se preparaba un resumen escrito de los temas a tratar y todos los asistentes debían leerlo en silencio por 20 minutos antes de comenzar. Así todos tenían el contexto e iban al grano. Eficiencia absoluta.
Haz que todos tus invitados tengan muy claro de que se va a discutir y si es posible compárteles información que les ayude a llegar preparados. En EDteam usamos las tareas de Asana para cada punto a discutir en una reunión y en la misma tarea dejamos las decisiones que se tomaron.
4. No agendes reuniones para el mismo día
Salvo que sea una emergencia, agendar una reunión para el mismo día es un letrero gigante que grita: “somos unos desordenados”. Porque una persona eficiente ya tiene su día programado no desde la mañana, sino desde un día antes (y los más eficientes desde mucho tiempo atrás). Agendar una reunión para el mismo día es interrumpir a tu equipo que ya tenía sus labores preparadas y sacarlos de la concentración. Y de interrupción en interrupción la productividad baja a menos del 10%. ¡Correr como pollo sin cabeza está matando tu empresa!
5. Prohibidos los teléfonos
Si tu reunión es en persona, haz que dejen los teléfonos afuera. Y si no puedes hacerlo, inicia la reunión diciendo que el uso del teléfono está prohibido. Cada persona tonteando en el teléfono en medio de una reunión está comunicando que no le importa, que los chismes en redes son más valiosos que los proyectos de la empresa. Destierra eso de tu organización.
Si la reunión es por videoconferencia prohibe el multitasking. Slack o teams cerrado y cámara encendida. Aquí no tiene nada que ver la privacidad, las apps de videoconferencia te cambian el fondo con un click si no quieres mostrar tu casa. Se trata de saber que las personas que invitaste están realmente involucradas en la reunión.
6. Tomen notas
Si cumpliste los pasos anteriores las reuniones deben ser dinámicas, con todos hablando, dando ideas, debatiendo, no como un monólogo. Entonces saldrán muchas ideas que si no se anotan terminarán en el olvido y la reunión habrá sido una pérdida de tiempo. Lo que hacemos en EDteam es tener una secretario o secretaria que toma notas de las decisiones para luego redactar un resumen, pero también todos deben tomar notas de las tareas que vayan surgiendo.
Si bien en EDteam usamos Asana para anotar las tareas que surjan de la reunión, hay casos en que otras herramientas son igual de útiles. Por ejemplo, los diseñadores UI usan comentarios en Figma para indicar los cambios que deben hacer y en marketing usamos tableros de Miro para hacer lluvia de ideas. Lo importante es que todo esa tormenta de creatividad que se libera en la reunión se almacene en algún lugar y no se pierda.
7. Centralicen la información y hagan seguimiento
Al terminar la reunión todos deben tener claro cuales son los siguientes pasos (si no, tu reunión fue un desperdicio de tiempo). Pero no basta con que cada quien tenga claro qué le toca hacer sino que la información debe centralizarse para que todos sepan qué sigue a continuación y a quien le corresponde cada cosa. Nadie debe guardarse la información como Gollum con su anillo, en EDteam reservarse la información para uno mismo es considerado una falta grave.
En EDteam agregamos las tareas siguientes a un proyecto en Asana y el resumen de la reunión también en Asana (usamos la integración entre Asana y Slack para notificar automáticamente los cambios del proyecto también por Slack). Desde Asana podemos hacer seguimiento de los avances y cualquier miembro del equipo puede saber el estado del proyecto.
Con menos reuniones, que sean eficientes y tengan a las personas adecuadas puedes reducir mucho el desperdicio de tiempo. ¡Inténtalo en tu organización! Puedes comenzar una semana de 4 días y medio como hicimos en EDteam en 2021 y luego dar el gran salto a los 4 días. Muchas empresas pierden talento valioso por el burnout, ¿por qué no intentar la S4D? Vale mucho la pena. Comparte este artículo en tu trabajo y con tus jefes para que más empresas se animen a intentarlo.
